RAKUNOWA　酪農ヘルパー管理システムRAKUSUKE

酪農ヘルパー管理システム RAKUSUKE

ヘルパーの派遣予定管理、出役実績管理、農家への請求管理を行います。
ヘルパーがスマホで出役実績を入力することができます。

RAKURAKUヘルパー管理！いつでもどこでもスマホで日報

概要

ヘルパーの派遣予定管理、出役実績管理、農家への請求管理を行います。ヘルパーがスマホで出役実績を入力することができます。


導入前の課題

派遣予定管理

  • 農家からの出役希望日をExcelで管理していて、毎月ヘルパーの派遣予定を作成するのが大変。
  • 農家とヘルパーの相性を考慮してスケジュールを組む必要があり、派遣予定の調整が難しい。

実績管理

  • ヘルパーが作成した日報を既存システムに打ち直していて、手間がかかる。
  • ヘルパーの作業内容をリアルタイムで把握できない。
  • ヘルパーからの日報提出を待ってから利用料の計算を行うため、請求書の作成を毎月大急ぎで行っている。

請求管理

  • 料金規定が既存システムと合わない。
  • 料金規定の変更のために、既存システムの改造費がかかる。
  • 乳代精算システムへの控除データを別で作成している。

報告書作成

  • 酪農ヘルパー全国協会への報告書を作成するために、酪農ヘルパー全国協会から提供されているヘルパー管理システムと、既存システムへ二重入力を行っている。

導入によるメリット

派遣予定管理

農家の派遣希望日の一覧を参照しながら、ヘルパーの派遣調整を行うことができます。

また、ヘルパーの派遣調整を行う際に、農家との相性に応じて警告を表示するため、相性を把握しておく必要がありません。

実績管理

ヘルパーのスマートフォンから実績入力が可能です。そのため、管理者はヘルパーの作業内容をリアルタイムに把握することができます。

また、ヘルパーが日報を書いたり、管理者が日報からシステムに打ち直したりする手間が省けます。

請求管理

実績入力された情報をもとに、利用料金を自動計算します。利用料金の計算方法については、組合独自の料金規定にあわせたカスタマイズが可能です。

報告書作成

実績入力の内容をもとに、自動で酪農ヘルパー全国協会様への報告書を出力できます。


メイン機能

派遣予定管理

農家の派遣希望日の管理および、ヘルパーの派遣調整を行います。

派遣調整を行うと、ヘルパーへの派遣予定表および、農家への利用日通知書を出力できます。

ヘルパーは自分のスマートフォンで出役スケジュールを確認することができます。


実績管理

ヘルパーは自分のスマートフォンで出役実績の入力を行います。

入力内容は、管理者の画面で確認および修正することができます。

確認した実績をもとに料金計算を行い、請求書を出力できます。

RAKUSUKE事例紹介

2016年4月

兵庫県酪農農業協同組合連合会　RAKUSUKE（スマホ対応版）導入

兵庫県のヘルパー利用組合も、ヘルパー協会様の「酪農ヘルパー業務電算システム」をご利用していただいておりました。 兵庫県酪農農業協同組合連合会様（以下、兵庫県酪連様）にて、兵庫県のヘルパー利用組合の合併を検討されており、各利用組合で、「酪農ヘルパー業務電算システム」の利用では、広域派遣のヘルパーのスケジュール調整ができない。という課題がありました。
また、それ以外に、ヘルパーが作業日報の提出のために事務所へ行く手間を省きたいなどの要望がありました。
2012年に兵庫県酪連様に、乳代システム（メーカー乳代金と各組合へ支払う乳代金を管理するシステム）を導入させていただいた関係で弊社にお声掛けを頂きました。
弊社のRAKUSUKEをベースに、東播酪農農業協同組合様のヘルパー管理のノウハウを盛り込み、システムを構築しました。
これによって、以下のことが改善され喜ばれております。

  • ヘルパーが自分のスマホを利用して派遣予定の確認ができ、作業日報もスマホで報告ができるようになったため、事務所への訪問の負担が軽減された。
  • RAKUSUKEをインターネット対応・クラウド化したため、他拠点から同一のサーバのデータを確認・登録できるようになったため、酪農家への請求処理については、本部で一括管理ができるようになった。


2013年4月

一般社団法人　酪農ヘルパー全国協会様　酪農ヘルパー業務電算システム導入

酪農ヘルパー全国協会様（以下、ヘルパー協会様）は、ヘルパー管理のシステムを所有していましたが、

  • サーバの維持費が高い。
  • システムの利用の問い合わせに対応できる体制がない。
などの課題を抱えていました。
これらの課題を解決するために、システムリプレースを検討しておられ、2012年12月に入札説明会が実施され、弊社もその説明会に参加いたしました。
弊社のおか酪様や茨城県酪連様、また、当時商談中でありました他県の事例などを盛り込んだ提案をし、評価していただき、採用されました。
RAKUSUKEをベースとしたシステムを改良し、様々な料金計算の機能を盛り込み、「酪農ヘルパー業務電算システム」を構築し、スタンドアロン型で、県団体やヘルパー協会様へのファイル連携や、農畜産業振興機構様（以下、ALIC様）への傷病報告資料を作成できるようになりました。
弊社にてヘルプデスクを開設し、システム利用の問い合わせを電話やメールで対応させていただける体制を構築したことも評価していただいております。


2012年4月

茨城県酪農業協同組合連合会様　RAKUSUKE導入

茨城県酪農業協同組合連合会様（以下、茨城県酪連様）はおかやま酪農業協同組合様（以下、おか酪様）のヘルパー管理システムの導入実績からお声掛け頂きました。
おか酪様の事例を紹介しながら、Fit&Gapを進め、いくつか運用面での違いに気づかされました。

  • ヘルパー利用料金の違い
  • 派遣日程の考え方の違い（朝・夕ではなく、夕・朝でスケジュールを組む）
  • ヘルパーの給与・手当の違い
これらをRAKUSUKEに組み込み、システムを導入いたしました。
茨城県酪連様には、県下のヘルパー担当者を収集していただいたり協力していただき、茨城県の取り組みなどをヒアリングできたことはとても意義がありました。
実際には、ひので酪農業協同組合様にご利用いただいておりましたが、現在は、酪農ヘルパー協会様の酪農ヘルパー業務電算システムをご利用になられております。


2009年4月

おかやま酪農業協同組合様　ヘルパー管理システム導入

おかやま酪農業協同組合様（以下、おか酪様）は、岡山県下に複数の拠点があり、それぞれの事業所で、酪農ヘルパーの派遣スケジュールの管理を行っておりました。
各拠点の組合職員が「紙」、「エクセル」を駆使して管理を行っていました。しかも、拠点ごとで別のフォーマットでの管理をされていました。

次々に来る酪農家からの派遣要請、ヘルパーさんのスケジュール調整、実績報告から酪農家への精算に至るまでの作業を各事業所の職員がヘルパー管理以外の仕事と兼務で行っていました。 また、広域派遣をするにあたり、他拠点のヘルパーさんのスケジュールを確認するにも電話等で確認しないといけない状況でとても非効率でした。

2007年にRAKUNOWAを導入していただき、業務効率化が実現できた実績を評価していただき、弊社に開発を依頼していただけました。

構築費用は、「酪農ヘルパー事業円滑化対策事業」を活用し、国・県に必要性を提案し、採択されたことにより、システム導入費用を抑えることができました。
システム導入後は、

  • ヘルパーの派遣スケジュールと酪農家のスケジュールが一画面で確認・管理ができる。スケジュール管理
  • ヘルパーの派遣予定から簡単に実績データを作成することができる。 ヘルパー実績管理
  • ヘルパーの派遣実績から酪農家への請求・未収金管理ができる。 請求・未収金管理
とデータを二重登録することなくすべてのデータが流れていきますので、業務の効率化が図られ、担当職員の事務負担軽減に役立ちました。
また、相性登録の機能もありますので、この酪農家さんはこのヘルパーさんをいつも頼んでいるなとか、このヘルパーさんは一度トラブルがあったため、他のヘルパーさんにしなければなどの判断をサポートいたします。 おか酪様に導入後、弊社が「RAKUSUKE」という名前で製品化しました。

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