文書のライフサイクルを一元管理するソリューション

庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートします。また、情報公開システムと連携することで、作成した文書を保管するだけでなく情報公開にも対応します。電子決裁を活用することにより、庁内意思決定の迅速化・紙文書０運用に繋げます。

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新着情報

• 2024.08.19

  「公開羅針盤V4文書管理」と 電子契約サービスの「クラウドサイン」が連携

こんな課題、ありませんか？

• 紙文書の保管スペースが逼迫している

  

  紙媒体の発生を低減

  電子的に文書を管理することで、保管に必要なスペース・廃棄にかかるコストを抑えます。電子的にバックアップをとることで、災害時の復旧性も高まります。

• 部署の独自管理ルールがある

  

  全庁的な管理のしにくさを低減

  システムにより一定の管理の流れを設けることで、統一的な文書管理事務を行っていただけます。文書は個人のものではなく、組織のものとして管理されるようになり、担当者が不在・異動してしまった場合でも所在を確認できます。

• 処理すべき文書が膨大で管理ができない

  

  作業の可視化で進捗をサポート

  処理する必要のある文書の件数・所属内の進捗状況を視覚的に確認することができます。決裁期限を指定し、期限を過ぎた文書は色を変えた表示で処理の滞りを防ぎます。

• 文書の作成に時間がかかる

  

  入力作業の負担を解消

  文書の検索や作成済み文書を参照した文書の作成、カレンダーを用いた日付入力等により入力作業を軽減します。

• 決裁がおりるまでに滞りが生じる

  

  速やかな決裁をフォロー

  同時に複数人が確認できる並列ルートの設定、長期不在者がいる場合の引上げ操作や代理者設定により、迅速な決裁処理を可能にします。その他、引戻しや差戻し操作も可能です。
  電子決裁のみでなく、帳票を出力して決裁をとる運用にも対応しています。

• 閲覧・編集などの権限管理ができていない

  

  運用に合わせた柔軟な対応で文書管理をサポート

  様々なアクセス制御や各種設定等、実際の運用に合わせてご利用いただくことで、日々の処理から年次処理までサポートします。

機能

POINT01

文書の流れを可視化した進捗処理待件数画面

• ご自身が現在処理しなければならない文書の件数を視覚的に把握できるので、作業漏れや処理の遅れを防止します。
• 表示組織切替機能を使用して所属組織内で作成途中の文書についても、進捗状態を確認することが可能です。
• 次の工程に進むために必要な処理が把握できるので、迷うことなく操作をしていただけます。
• ログインし直すことなく兼務先に切替える、基準日を遡って当時の組織として文書管理事務を行う等、自治体の文書管理事務に必要となる機能を有しています。

POINT02

簡単な文書作成

• 登録画面の項目は入力欄やリストを追加することで、現在のご運用に合わせたシステム利用を実現します。
• 項目の配置順や項目名、必須入力についても柔軟に設定可能です。
• 必須項目は赤字の*（アスタリスク）で表示されます。また、文例の選択や作成済み文書を参照した作成などにより、入力作業を軽減します。
• 日付入力の際にはカレンダーを表示することで、視覚的に日付の入力を行えます。
• 登録画面をタブで切替えることで、ページ遷移することなくスムーズに文書を登録できます。

POINT03

文書のペーパーレス化を図る電子決裁

• 複数人による並列承認・決裁中文書の一括承認により、迅速な意思決定に繋がります。
• 決裁ルートのテンプレートは、規定に沿ったシステムでの全体管理と各申請者による作成、登録が可能です。
• 決裁の複雑なルールを知らなくても、予め準備されたテンプレートを使用することで必要な方に申請を回せます。
• 差戻しや引上げ、期間を指定した承認権限の委託など決裁処理の滞りを減らす機能があります。
• 遡及、先付け決裁にも対応しているため、収受日または起案日時点での職員情報で決裁ルートを作成することができます。
• 紙文書による押印決裁も利用できますので、段階的に電子決裁を運用に取り込んでいくことも可能です。

POINT04

機構改革の有無にあわせて年度切り替え時の作業をサポート
（システム管理者・文書取扱主任様向け）

• 組織改編、役職の変更、人の異動などの有無を指定することで、確認が必要な処理を明示します。
• メモを残すことで対応状況を共有することも可能です。
• 新年度準備処理画面では、前年度の文書番号、分類、簿冊（ファイル）を新年度用に一括作成します。
• 機構改革がない場合は、新年度準備処理画面の作成ボタンをクリックするだけで新年度用のマスタデータ作成が概ね完了します。
• 簿冊（ファイル）の一括作成については、作成元の前年度組織と作成先の新年度組織を指定して作成することもできます。
• 各マスタデータについては個別に作成、編集、削除を行うことも可能です。

POINT05

様々なパターンの分類管理に対応
（システム管理者・文書取扱主任様向け）

• 全組織共通分類（ガイド）
  全組織共通で使用する分類（ガイド）を設定できます。ワリツケ式の分類（ガイド）の場合に、ご利用いただけます。
• 各組織ごとの分類（ガイド）
  各組織ごとに使用する分類（ガイド）を設定できます。ツミアゲ式の分類（ガイド）の場合に、ご利用いただけます。
• 全組織分類（ガイド）と各組織ごとの分類（ガイド）の併用も可能です。基本的にはツミアゲ式で、一部の共通的な分類（ガイド）のみ全組織共通分類を用いる場合に、ご利用いただけます。

POINT06

文書番号の発番ルールを柔軟に設定可能
（システム管理者・文書取扱主任様向け）

文書番号ごとに細かな設定ができます。

• 【年度区分】年度管理用（4月～3月）の文書番号と暦年管理（1月～12月）の文書番号を使い分けることができます。
• 【日毎採番対応】日単位に番号を採番することができます。
  例）8月21日に総務課によって作成された場合：電総第0821001号
• 【1つの文書番号を複数組織で共有】特定の文書番号を任意に設定した組織で共有することが可能です。「告示」「例規」といった番号を管理いただけます。
• 【採番しない文書番号】「事務連絡」や「号外」といった、番号を採番しない運用にも対応しています。
• 【収受用文書番号/起案用文書番号の使い分け】収受用・起案用の文書番号を使い分けることができます。また、収受起案の際、起案文書に収受用番号を引継ぐようにすることも可能です。
• 【枝番対応】文書番号の枝番を設定することができます。その際の表記方法も、文書番号ごとに設定できます。 例：電総発第10の2号、電総発第10号-2など

システム体系

導入の流れ（例）

• STEP01

  問い合わせ

  ホームページまたはお電話にてお問い合わせください。

• STEP02

  サービス説明

  担当者よりシステムのご紹介や価格についてご説明いたします。

• STEP03

  見積もり

  必要な情報をヒアリングし見積もりを作成します。

• STEP04

  契約

  システムを利用するための契約を締結します。

• STEP05

  要件定義・基本設計

  システムの機能の確認やご運用・マスタデータ・設定値の検討、帳票などカスタマイズの内容の協議を行います。

• STEP06

  システム構築

  「05要件定義・基本設計」の協議内容を踏まえ、システムを利用するための環境構築作業を行います。

• STEP07

  製造

  帳票などのカスタマイズ対応を行います。

• STEP08

  データ移行

  移行データがある場合、事前にデータを受領・分析し、検証を実施した上で移行を行います。

• STEP09

  操作研修

  研修形式や内容を協議の上、研修を実施いたします。

• STEP10

  稼働

  システムの利用を開始します。

よくあるご質問

• 文書の検索はできますか

  作成した文書やファイルについて条件に応じて検索することが可能です。検索結果はCSV形式でクリップボードにコピーできます。Excelなどに貼り付けることでデータを利活用いただけます。

• 組織単位での権限設定はできますか

  ユーザー単位や組織単位、組織×役職単位での設定が可能です。

価格

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