『公開羅針盤』シリーズは、自治体様の運用に特化したシステムです。長年にわたり自治体業務を支援してきた実績を活かし、あなたの組織に合った働き方改革をご提案します。グループウェアシステムでは、組織の動きを「⾒える化」し、意識しなくても「情報が共有できる」機能を幅広くご用意しています。多彩な機能により、コミュニケーションの活性化、場所を問わない働き方、LGWANを利用したセキュアなクラウド環境でのシステム利用等、様々な課題の解決をサポートします。
LGWANを使用した、最もセキュアなクラウド環境でご利用可能です。また、必要なリソースのみを利用することで、保守費や電源・空調の電気代等、システムの維持管理コストの削減、管理の手間の軽減の効果が期待できます。
自席からPCで、会議中にタブレットで、庁外からスマートフォンで、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできます。お使いのデバイスに合わせて画面レイアウトが柔軟に切り替わるため、操作性も変わりません。
※庁外から利用する場合は、別途モバイル連携オプションが必要です。
人事異動情報は履歴管理ができ、事前に異動情報が登録可能です。余裕をもって登録・確認作業ができるため、職員様の作業の負荷を軽減します。また大量のデータ登録・変更・削除はCSVファイルから一括で行えるため、年度末も安心です。
内部系システム間の、シームレスな連携を豊富にご用意しています。複数システムを行き来する煩わしさを解消します。
【電子決裁】文書、庶務、財務、汎用申請の決裁一元管理
【文書管理】メール収受、メール施行、掲示板施行
【庶務事務】打刻連携、休暇連携
【人事給与】異動情報の連携
統一された画面構成をはじめ、カレンダーによる日付選択や、ドラッグ&ドロップによるファイルの添付など、全ての職員様に優しいシステムです。また、操作方法を確認したいときは、システム画面からいつでもオンラインマニュアルを参照できます。
組織でメールの対応状況を共有する機能、お好きにトークルームを作成してリアルタイムなチャットのやり取りが出来る機能など、組織の状況に気付きやすい機能と操作性を追求しています。
メール・掲示板・スケジュールなどの主要な機能から、庁内のコミュニケーションを活性化するメッセージ機能、スムーズな申請業務を実現するワークフロー機能、ペーパーレスに役立つ手書き機能など、多様な機能をご用意しています。
メール・掲示板・回覧板などの新着情報やスケジュール・行先管理の伝言内容など、チェックすべき情報をまとめて表示できます。利用者ごとに自由にレイアウトを変更できるため、利用者にフィットした情報提供を実現します。
他にも、未読件数、未処理件数が画面上部のボタンにバッジ表示されるため、新着情報に素早く気づいてアクションできます。
メール・掲示板・回覧板など、後で読み返したい情報はピン留めして、記録することができます。ピン留めしたメモにはコメントをセットで登録できるため、なぜメモを残したかは一目瞭然です。
優先度によってメモを並べ替え、対応が終わったメモを削除することで、タスク管理のツールとして役立ちます。
LGWANメールの送信、役職名によるメールの送信、代理人によるメールの送受信など、自治体の運用に即した機能を実現しています。
●LGWANメールに対応
事前登録したLGWANドメイン種別により、自動でアドレスが変換されメールを送信できます。利用者がドメインの切り替えを意識する必要はありません。
●組織メール共有
組織の代表アドレスがある場合、個人ユーザーからログインし直すことなく、組織ユーザーに切替可能です。
複数人で管理する組織メールは、誰が対応中か、対応状況はどうなのか分かりにくくなりがちです。本システムでは、メール毎に担当者と対応状況を共有することができます。そのため、対応漏れを防ぎ、さらには他ユーザーの対応のフォローにも役立てることができます。
他にも、切替前のユーザーが誰であるかをログとして記録しているため、共有メールボックスのメールを誰が閲覧したか、誰が削除したかを追跡することが可能です。
●管理者によるメール制限
庁外へのメール送信設定、ユーザー毎のメールログ照会、メールボックス・添付ファイルサイズ設定など、適切なメール利用を行えるような機能を備えております。
●メール処理フラグ
処理フラグ機能により、未対応メールが一目で分かります。複数のユーザーでグループ代表アドレスを利用する場合でも、対応が終了したメールを「処理済」状態にすることで対応漏れを防ぐ事ができます。
●メール承認機能
メール送信時に承認者のチェックを促すことができる機能です。メールの誤送信防止、機密情報の漏洩防止にお役立ていただけます。承認が必要なメールは、宛先に庁外アドレスが含まれるかどうか、添付ファイルがあるかどうかによって、承認の要否を決めることができます。承認者は他のシステムを介さずとも、普段お使いのメール画面から、承認が必要なメールの詳細を確認して承認することが可能です。
自由にトークルームを作成して、メッセージを簡単に送り合えます。メールや電話よりも、手軽なコミュニケーションを取ることができます。クライアントアプリをインストールすることで、ブラウザを起動しなくても新着通知を受け取ることができます。
●3種類のチャンネル
公開チャンネルで全庁と、非公開チャンネルで部署やプロジェクトメンバーと、ダイレクトメッセージで1対1や少人数の相手とチャンネルを作成してチャットが行えます。例えば非公開チャンネルを使って、会議前に資料共有や意見交換をすることで、効率的に会議を進められます。
返信機能を利用すると、特定のテーマについての会話がツリー表示されるため、メールのように返信が入り乱れることもありません。円滑な情報共有を実現します。
●スタンプ機能
投稿されたメッセージに対して、リアクションスタンプをつけることができます。「見ました」「完了しました」といったリアクションをつけることで、円滑なコミュニケーションを実現します。
●メンション機能
チャンネル内で特にメッセージを読んでほしい相手を指定できます。多くのメッセージが飛び交う中でも、メンションをつけることで通知が表示されるため、送信相手が気づきやすくなります。
AIBotに質問を投稿すると、質問内容に合わせてAIが生成した回答が表示されます。
メールや報告書などの文章作成や企画の立案、ツール作成支援などさまざまな業務のサポートを行うことができます。
例規集や規則などの自治体独自のデータを生成AIに参照させることで、各自治体業務の運用に即したサポートも行うことができます。
●LGWAN接続系の端末から利用可能
●AI学習へのデータ利用なし
MicrosoftのAzureOpenAIServiceを利用し、データはAIの学習に利用されません。
●公開羅針盤での利用権限・利用上限管理
ユーザー毎に利用権限を管理し、AIチャットの利用できるユーザーの制限を行うことができます。予算以上の利用が行われないように利用上限を管理できます。
●AIチャット活用例
全庁・組織のフォルダなど、掲示毎に投稿先フォルダを選択できます。各フォルダにはアクセス権を指定できるため、ユーザーは必要な情報だけを簡単に確認できます。
他にも、「明日の朝8時に公開する」など、掲載開始日時を指定できます。前もって投稿内容を作成できるため、投稿者の負担を軽減します。
回覧相手の閲覧状況やコメントを確認できるため、双方向のコミュニケーションに適しています。また紙の回覧とは違い、全員に一斉に届くため、途中で滞る心配がありません。
●コメント機能
回覧内容に対し、コメント入力やファイル添付ができます。回覧終了後は、コメントを含めてCSV出力することも可能です。
メールとは異なり、添付ファイルはサーバー上の1箇所に保存されるため、回覧相手が多くてもデータ容量の負荷を抑えることができます。
一つの画面に、自分のスケジュール、よく確認するメンバーのスケジュール、施設の空き状況をまとめて表示できます。表示する対象はユーザーが自由に選択できます。さらには、複数の人や施設に対して予定の一括登録が可能です。
また、表示形式（月表示・週表示・日表示・一覧表示）や予定の公開範囲など、多様な個人設定をご用意しています。
●スケジュール登録
定期的な予定の繰り返し登録、複数人や施設への同時登録等が可能です。ひとつの操作でまとめて処理できるため、作業の効率化が図れます。添付ファイルを登録することも可能なため、会議の参加メンバーに会議資料を事前に共有したいときなどに便利です。
●空き時間検索
時間・人・施設（会議室や公用車等）を指定して空き時間検索を行うと、全員のスケジュールが空いている時間を一覧表示できます。また、検索結果から簡単にスケジュール登録することもできるため、事前に人・施設のスケジュールを確認する手間が省けます。特に、多くの人が参加する会議を調整する際におすすめの機能です。
●スケジュールリマインダ
予約したスケジュールの時間が近づくと、1時間前、30分前など、任意の時間にリマインダメールを受信しスケジュール忘れを防止します。通知先アドレスは、ユーザーごとに設定することができます。
●細かな施設のルールを設定
予約時の承認要否、利用可能時間、予約開始日時（例：1カ月前から予約開始）など、多様な施設の管理に最適な機能をご用意しています。
●三役(四役)の秘書
三役のスケジュールを秘書が管理することができ、秘書の事務作業軽減につながります。
●行事予定の共有に
個人のスケジュールとは別に、研修会や課内会議等、全庁・課・グループ等の行事予定管理ができます。行事予定を組織内で共有すれば、組織のメンバーの行動予定が立てやすくなります。
イベント調整を使って日程を調整すれば、参加者の都合の良し悪しを全員で共有しながら日程を調整できるため、少ない手間で日程を決定できます。
●スケジュールに連携し、開催連絡をスムーズに
参加者への日程決定通知をして、さらには、決定した予定を参加者のスケジュールに一括で登録できます。日程の調整から決定まで手間を取りません。
●簡単な意見収集にも
日程以外にも任意の内容を入力できるため、意見を共有する簡易アンケートとしてもご利用いただけます。
選択形式や自由回答等、多種多様な質問形式に対応しており、回答画面のイメージを見ながら本格的なアンケートを簡単に作成できます。
●リアルタイムで集計結果を確認
回答はリアルタイムで自動的に集計されます。作成者は、今どのくらいの回答率なのか、どのような回答が多いのかを、随時確認できます。そして、その結果を回答者に公開して、結果を共有することができます。また、CSV形式でダウンロードできるため、公開が終了した後は様々な分析に活用できます。
●回答催促で回答率向上をサポート
アンケート作成者は、誰が未回答かを把握することができ、未回答者へ催促通知を行うことも可能です。
ユーザー・組織・役職ごとにフォルダのアクセス権限（参照権・書込権）を設定できるため、セキュリティを保ちながらファイルを管理できます。
●ファイルのバージョン管理
ファイルごとに「いつ」「誰が」更新したかが記録されています。また、古いバージョンを指定すれば、更新前のファイルを確認することも可能です。
行先管理を使えば、「いつまで」「どこで」「何をしているか」が分かるため、電話がかかってきたときや来客があったときにも、スムーズに応対できます。
また、不在時はシステム内で伝言を残すことができ、伝言は自動でメール転送することも可能です。紙のメモを置いたり、電話したりする手間は必要ありません。
ユーザー情報を表示すると、所属や顔写真、内線番号やメールアドレスといった連絡先のみならず、現在の行先や、本日の予定が表示されるため、一目で相手の状況を把握することができます。
さらに、そのままダイレクトにメールやメッセージを送ることができます。
スタンプの使用や、テキスト入力、フリーハンドの書込みができ、ペーパーレス会議に役立てることが可能です。 手書きで残したドキュメントはシステム上に保存されます。会議でメモした資料は紙のメモのように紛失する恐れもなく、すぐに呼び出して確認できます。
申請を電子化すると印刷、押印、書類管理等にかかる手間を省き、、スムーズな事務を実現します。
さらに、モバイル連携オプションを搭載していればいつでもどこでも決裁できるため、これからの働き方の幅が広がります。
●申請フォーム作成
単数・複数選択、カレンダー、テキスト入力など、多様なパーツを自由に組み合わせるだけで、簡単に申請フォームを作成できます。
●決裁ルート管理
利用頻度の高い決裁ルートをあらかじめ登録しておくと、決裁ルートを簡単に設定できます。
公開羅針盤V4グループウェアシステム、公開羅針盤V4庶務事務システム、公開羅針盤V4文書管理システムの決裁は、全て同じ画面で管理できます。一元化することにより、複数システムを行き来する煩わしさを軽減します。
人事異動の履歴管理や、CSVファイルを用いた一括人事異動、システム利用ログの確認ができます。
●各機能の利用権限設定
ユーザー毎に、メール・掲示板等の各機能の利用可否を設定できます。また、ユーザーだけでなく組織や役職ごとに利用権限を一括で設定することも可能です。
●人事異動のスケジューリング機能
未来の日付を指定して人事異動情報を登録することで、指定日付に異動情報が自動的に反映されます。各機能のアクセス権を組織や役職情報で設定しておけば、人事異動と同時にアクセス権も切り替えることが可能です。
●人事異動の履歴管理
ユーザー毎に所属情報の履歴を残すことができます。過去の所属情報が一目で確認できます。
「公開羅針盤V4」に一度ログインすれば、複数のシステムの存在を意識することなく、1つのシステムであるかのように操作できます。システム毎にIDとパスワードを入力する必要はありません。
ホームページまたはお電話にてお問い合わせください。
担当者よりシステムのご紹介や価格についてご説明いたします。
必要な情報をヒアリングし見積もりを作成します。
システムを利用するための契約を締結します。
システムの機能の確認やご運用・マスタデータ・設定値の検討、帳票などカスタマイズの内容の協議を行います。
「05要件定義・基本設計」の協議内容を踏まえ、システムを利用するための環境構築作業を行います。
移行データがある場合、事前にデータを受領・分析し、検証を実施した上で移行を行います。
研修形式や内容を協議の上、研修を実施いたします。
システムの利用を開始します。
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