戸籍においては、氏名の振り仮名は記載事項とされておらず、戸籍上公証されていませんでしたが、2023年6月2日に成立した改正戸籍法により、戸籍の記載事項に氏名に加えて、新たにその振り仮名が追加されることになりました。
両備システムズでは、この改正に伴う通知書発送・届出業務について、自治体専用の総合行政ネットワーク（LGWAN）で接続するクラウドアクセスサービス（R-CloudProxy）を用いて一連の事務作業の効率化を図る「戸籍振り仮名対応BPOソリューション」を提供します。
通知書のデザインなど、決めなくてはいけないことが多く、対応に時間がかかることが想定されます。
自治体様から、提供される通知対象者情報で、圧着はがきを作成し、各世帯へ発送します。
圧着はがきは、対象者がわかりやすいデザインをご提案させていただきます。視覚障がい者の方が紙媒体に掲載された印刷情報を音声データとして認識できるように、音声コード切り欠け処理の対応も可能です。
本業務では、対象者から多数の問い合わせが発生することが想定されます。
通常業務で忙しい中、電話対応まで行うのは困難です。
戸籍仮名専用のコールセンターを構築します。
対象者の問い合わせに対してスムーズに回答します。
本業務では、対象者から多数の問い合わせが発生することが想定されます。
コールセンターのみでは、事業開始時のピークはお電話が繋がらないことが想定されます。
しかし、ピークを過ぎると問い合わせは極端に減ることが想定されるので、今度は、コールセンターの維持費が多くかかってしまいます。
チャットボットを活用することで、対象者からの問い合わせに24時間対応をすることができます。
チャットに慣れた対象者の問合せを誘引することで、お電話でのご連絡が必要な対象者を絞ることができ、コールセンターの利用頻度を抑えることが可能です。
審査進捗状況の管理や、報告書を作る必要もあり、進捗状況の数値管理が必要です。
複数の拠点が離れている場合、進捗状況を各拠点で管理するシーンも想定されます。
管理システムは、インターネットからアクセス可能ですので、自治体窓口・事務処理作業場・庁外コールセンターから同時にアクセス可能です。
リアルタイムでステータス確認が可能なため、効率的な事業運用を実現いたします。
また、複数拠点の状況を可視化し職員様の管理負担を軽減いたします。
近年、自治体様とのデータ授受で物理媒体(USB/HDDなど)の紛失などでのデータ流出の問題が発生しています。
対象者のデータの取扱いについては細心の注意が必要です。
Ryobi-IDCを活用することで、LGWAN環境上でのデータ授受サービス「スマートデリバー」を利用します。
このサービスを利用することで物理媒体使用が不要となり、紛失や盗難が発生するリスクを抑制し、セキュアなデータ授受を実現します。
住基データの振り仮名に、拗音促音の小文字が大文字で登録されている場合、データ修正せずに通知書を発送すると、対象者からの問い合わせやクレーム増加につながることが想定されます。
通知書発送前に、対象データを読み込み、修正候補をリストアップします。
住基データや戸籍データの振り仮名付与もしくは拗音促音変換対応を支援します。
このサービスを利用することで振り仮名の修正対応が必要な件数を削減し、振り仮名の補完候補調査にかかる工数削減も可能です。
LGWAN回線を利用した個人情報の授受で安心なサービスを実現します。
自治体様から、提供される通知対象者情報で、圧着はがきを作成し、各世帯へ発送します。
圧着はがきは、対象者がわかりやすいデザインをご提案させていただき、音声コード切り欠け処理の対応も可能です。
また、マイナポータルへの二次元バーコードの印字や管理用番号のバーコード印字など、事務処理を効率化するためのデザイン提案も可能です。
近年、自治体様とのデータ授受で物理媒体(USB/HDDなど)の紛失などでのデータ流出の問題が起きています。
対象者のデータの取扱いについては細心の注意が必要です。
両備システムズでは、LGWAN環境のご利用が可能です。
Ryobi-IDCを活用することで、LGWAN環境上でのデータ授受サービス「スマートデリバー」を利用し、物理媒体使用が不要となり、紛失や盗難が発生するリスクを抑制し、セキュアなデータ授受を実現します。
本事業のチャットボットで回答するシナリオは、両備システムズにて「基本シナリオ」を提供するため、シナリオ作成のお手間が不要です。
自治体様には、担当部署名やコールセンター・窓口などの開始日など、可変部分のみご用意いただきます。
また、各自治体様独自で「基本シナリオ」以外で、回答してほしい内容などがあれば、追加することも可能です。
本事業後半は、問い合わせ数も極端に減っていることが想定されるので、コールセンターは本事業前半のみの開設、残りの期間はチャットボットで対応をすることで、シェアリングコールでは、セキュリティが心配という自治体様もコストを抑えることが可能です。
自治体様から提供される通知対象者に関する情報をID・フラグに変換し、個人情報を持たない形で、管理システムへセットします。
管理システムは、インターネットからアクセス可能なので、自治体窓口・事務処理作業場・庁外コールセンターから同時にアクセス可能です。
リアルタイムでステータス確認が可能ため、効率的な事業運用を実現します。
また、複数拠点の状況を可視化・データの抽出も可能なので、職員様の管理負担を軽減します。
ホームページの問い合わせフォームまたはお電話にてお問い合わせください。
本製品に関してのご説明をオンラインまたはオフラインの対面でご説明に伺います。
お客様のご要望や課題を伺います。
運用方法・ご要望に沿った内容で見積を作成いたします。
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