法改正や仕様変更への改修が課題
人事給与・庶務事務システムの刷新に踏み出す

西宮市は、「市民と共に新たな価値を生み出す市役所改革」を掲げ、市民の利便性向上や職員の業務効率化を目的としたDX推進に取り組んでいます。総務局 デジタル推進部 デジタル推進課 係長の衣川 倫 氏は、「西宮市ではDXを通じて単なるICT化の推進のみならず、業務のあり方そのものの見直しや組織改革を進めてきました」と説明します。こうしたなか、西宮市で課題として浮上していたのが、人事給与システムと庶務事務システムの刷新でした。総務局 人事部 人事課 係長の岩井 良太 氏は、「契機は2011年から利用してきた人事給与システムが保守期限を迎えていたことでした。また、現行のシステムは法改正や仕様変更のたびに改修が必要で、そのたびに費用と西宮市側の受入テストによる作業負荷が発生していました」と振り返ります。

総務局 人事部 人事課 副主査の髙谷 駿 氏も次のように続けます。「庶務事務システムは、西宮市がスクラッチで開発した独自システムのため、人事給与システム同様に制度改正への対応が負担となっていました。また、休暇や超過勤務の申請書、添付書類は紙で運用していたため、整理にかかる作業や管理に手間がかかっていました」（髙谷氏）
西宮市は人事給与システムと庶務事務システムの刷新を決定。掲げられた要件は、考えうるデータ連携をすべて盛り込んだ人事給与システムと庶務事務システムであること、電子化により利用者と運用側の両者の作業負担を減らすとともに、PCを配布されていない職員がモバイル端末からもシステムを利用できることでした。

人事給与・庶務事務システムに
「公開羅針盤V4シリーズ」を選定

プロポーザルの結果、選定に至ったのは両備システムズが提供する「公開羅針盤V4シリーズ（以下、公開羅針盤）」です。公開羅針盤が選択された理由は、掲げた要件を網羅していたことに加えて他の中核市におけるプロジェクトを通じて、両備システムズの豊富な導入実績や、きめ細やかな伴走支援が期待できることでした。
衣川氏は「庶務事務に関する業務を複数の業務システムで行っていたため、これまでの人事異動では複数システムのマスタデータの変更が生じていました。しかし導入後は、庶務事務システムとして1つに統合され、人事給与システムの辞令情報が連携できることで人事異動による負担が軽減できるようになっています」と語ります。
岩井氏も「プロジェクトを進めるなかで、スケジュールの遅延が発生しそうな場面にも何度か遭遇しました。そのような状況でも、両備システムズは打ち合わせの回数を増やしたり、エンジニアを増員したりしてくれるなど、常に進捗を管理してくれました」と評価します。

2025年1月から本番運用が開始された公開羅針盤は、これまで紙だった事務の電子化をはじめ、西宮市の庁内DXの機運を高めることに貢献しています。多様な勤務形態にも柔軟に対応できる公開羅針盤は、あらゆる業務部門で活用され効果を生んでいます。

保育所のシフト管理にかかる負担を軽減
職員は各種届出をスマートフォンから申請

公開羅針盤は、市長部局の職員とは異なる給与計算や勤務管理にも柔軟に対応しています。西宮市の保育所や認定こども園の運営指導を行っているこども園課は、このメリットを活かして運用負担を大きく減らすことができた部門の1つです。保育に関する相談や情報提供、待機児童対策、保育士の確保や育成支援のほか、保育士など職員の人事給与や勤怠を含む事務管理も担っています。

こども園課では、これまで人事給与や庶務事務の管理で課題を抱えていたといいます。こども支援局 子育て事業部 保育こども園課 係長の田中 純平 氏は「保育所の職員は、日によって勤務時間帯が異なります。以前の勤怠管理システムは保育士のシフト入力の方法が複雑で、作業に多くの手間がかかっていました。また、一度作成したシフトが削除できず、過去の不要なシフト情報が残るなどの不都合も生じていました」と語ります。

「システムの刷新にはシフト作成のしやすさを考慮し、職種や勤務時間が多岐にわたる保育士の業務に順応できるようにしました。併せて、管理項目についても職種や手当などの単価設定で、より自由度の高い操作ができることも要件に掲げました」と、保育こども園課 係長の住田 晃 氏は続けます。
このほか、従来は勤怠管理システムと人事給与システムが連携しておらず、データの受け渡しには一時的に別のシステムを介する必要があったため、入力作業や確認に負担が生じていたといいます。公開羅針盤による刷新では、庶務事務システムに入力した勤怠情報は人事給与システムに直接反映されるため、データの受け渡しや確認に要する負担が減っています。さらに、保育士などの職員が庶務事務システムに直接シフトを入力できるようになりました。
田中氏は「入力ミスがあれば保育士自身で修正できるようになったため、管理者が確認する負担も抑えられています」と話します。実際、保育所でのエラーチェック件数は減少しており、導入後数カ月経過した現在では、入力エラーを2～3割ほど削減されているといいます。

また、庶務事務システムでは、通勤や扶養控除などに関する届出をモバイル端末から申請が可能になりました。住田氏は、「引き続き公開羅針盤の活用を広げることで、さらなる業務効率化に取り組んでいきたいと考えています」と今後の展望を語りました。

交代制勤務など消防局特有の勤務形態に対応
勤怠管理から決裁、給与計算までを一元化

消防局 総務部 総務課は、西宮市の消防職員を対象に給与計算や社会保険事務などの業務を担っています。これまでは消防局も紙や複数のシステムを併用していたことで、多くの課題が浮上していたといいます。

消防局 総務部 総務課 消防主任の安居 優太朗 氏は、「以前の勤怠管理は、消防局独自のシステムを使用しており、そこで入力したデータを再度、人事給与システムに入力する作業が必要でした。また、異なるベンダーのシステムであったため、修正が発生した場合には個別に訂正処理が必要で訂正漏れなどのミスが生じることに不安を抱えていました」と振り返ります。また、特殊勤務手当や出動手当の申請が紙の書類で行われることも多く、管理が煩雑になっていました。
「各拠点から集まる膨大な量の書類を確認し、さらに入力されたデータと照合する作業に多くの時間を要していました。また、紙の書類で申請された内容で決裁が行われたものの、その後紙に修正が入り、データの修正を忘れてしまったため不一致が生じてしまうこともありました」（安居氏）
さらに消防士という職業柄、交代制勤務者が多いことから事務手続きも複雑で、特に年末年始などの繁忙期には給与計算事務に多くの時間を要し、残業が常態化していたといいます。

導入された公開羅針盤は、各職員が庶務事務システムに入力した時間外情報、休暇情報、各種手当に関する情報を人事給与システムと連携できるようになっています。これにより、勤怠管理から決裁、給与計算までを1つのパッケージで処理できるようになり、業務にかかる負荷を削減できました。また、夜間勤務手当や休日手当などもシフト情報に基づき自動で計算・支給される仕組みや、システム内で通勤届の処理と料金計算ができる機能も実装され、業務効率化を支えています。そして紙を用いた処理が削減され、スムーズな事務手続きや管理ができるようになっています。安居氏は、「業務運用上の悪影響も見据えながら、両備システムズに最適なシステム設計をしてもらえました。これにより、正確性を担保しながらスムーズな事務を行えています」と評価します。公開羅針盤によって、これまでの業務負担を軽減させた消防局。安居氏は、今後も両備システムズの支援のもと、業務の内容に合わせたさらなる業務変革に取り組んでいきたいとしています。