「ケアキャビネット for 学生支援」導入事例 -

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「ケアキャビネット for 学生支援」導入事例

「ケアキャビネット for 学生支援」導入事例

京都大学DRC（障害学生支援部門）様

教育

クラウド

両備データセンター

学生支援記録共有システムの導入で障害のある学生の相談・支援の質的向上を促進

京都大学DRCでは、障害のある学生に対する相談・支援の強化に向け、両備システムズが開発した学生支援記録共有システム「ケアキャビネット for 学生支援」を導入した。相談・支援記録のほか、成績表や診断書、相談中の手書きメモや、ホワイトボードの画像など、さまざまな書類や画像データもデータベース上で構造化して蓄積、クラウド上で一元的に管理できる環境を整備している。担当者の業務効率化、そして学生の相談や支援の質的向上を実現している。

京都大学DRC（障害学生支援部門）様

京都大学DRC（Disability Resource Center）は、同大学の学生総合支援機構に設置された障害のある学生を支援するための専門部署。障害のある学生が教育・研究に取り組む際に生じる障害（社会的障壁／Disability）に対して、専門的な知見やノウハウ、選択肢や方法を探りながら資源（Resource）を提供することで、相談／支援を行っている。

対象製品

ケアキャビネット for 学生支援

「ケアキャビネット for 学生支援」は、「学生相談」や「障害学生支援」などの相談・支援記録をクラウド上で共有することで、学生支援体制の充実化を促進するサービスです。相談・支援記録やPDF、画像データなどを学生ごとに構造化して管理することにより、必要な情報へスピーディにアクセスすることが可能なため、記録業務の効率化を実現します。

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導入前の課題と効果

学生支援の質の向上には
相談・支援記録の統合管理が不可欠

学生からの相談や支援の記録を、より効果的に整理し、職員が容易に参照・共有することで、学生支援の質を向上できる仕組みが求められていた。

多種多様な記録を構造化して管理

相談・支援記録やPDF、画像データなどを学生ごとに構造化して管理でき、加えて、必要な情報の迅速な検索や参照、共有を実現。
学生の属性情報や相談・支援記録を
ステータス別に管理が必要

在学中だけでなく、入学前や卒業後の相談や支援状況も時系列に記録でき、一元的に参照・管理できるようにしたい。

学生からの相談・支援記録を一画面で時系列に参照可能

時系列による学生からの相談や支援記録を参照できるようになり、支援の経過や課題、各職種の関わりなどを容易に把握が可能。
支援対応の拡大を見据えた
スタッフの記録業務の効率化

相談や支援が必要な学生の増加と多様化が予想されるなか、より質の高いケアを提供するためにも、スタッフの記録業務の効率化が不可欠。

容易な操作性により業務効率化を加速

シンプルな操作による情報入力の簡素化や、診断書などの関連書類も含めた情報への容易なアクセスにより、業務効率化を促進。

課題・経緯

相談・支援の質的向上が急務

京都大学DRCの最大のミッションは、障害のある学生が学習や研究に勤しめるよう、必要な情報やツール、施設、そして人といった資源（Resource）を提供することです。近年では、支援が必要な学生はますます増加しており、抱える問題も多様化し、複雑化しています。この傾向が今後も拡大していくことが予想されるなか、スタッフであるコーディネーターの業務効率化による相談・支援の質的向上は急務でした。その一環として行われたのが、学生支援記録共有システムの導入です。
これまでも相談・支援の記録を電子ファイルで作成・保存していましたが、個々の記録の効果的な管理をはじめ、コーディネーター間でのスムーズな情報共有、そして統計の作成といった記録の二次利用を行うには、蓄積される記録の構造化管理が必要でした。そこで、複数のパッケージソフトやサービスの比較検討に踏み切りました。最終的に、主に地域包括ケア業務において、医療・介護情報などを共有するために活用されている両備システムズのクラウド型多職種情報連携システム「ケアキャビネット」を、京都大学DRC向けにカスタマイズしていただくことで導入を決定しました。

京都大学学生総合支援機構
障害学生支援部門（DRC）
准教授
DRCチーフコーディネーター／HEAPディレクター
村田淳様

導入の決め手・導入後の効果

スムーズな情報共有が可能に

ケアキャビネット for 学生支援は、多くのメリットをもたらしています。その1つが、情報のアーカイブ化、および共有の推進によって、学生からの相談への対応がスムーズになったことです。例えば、学生が相談に訪れた時に担当コーディネーターが不在であっても、他のコーディネーターが過去の相談・支援記録を参照することで、すぐに対応できるようになっています。また、コーディネーター同士のコミュニケーションではチャットツールを利用することも多いのですが、相談や支援を受けた学生の情報を共有する際にも、ケアキャビネット for学生支援に支援記録を記載した旨をチャットでお知らせして、詳細はシステム内を参照するようにしています。これにより、チャットに細かな情報を記述する負担がなくなることに加え、セキュリティも担保されるようになっています。
このほか、場所やデバイスを問わずに利用できるため、別室やオンラインで面談したりするなど、より柔軟な相談対応が可能になったことも大きなメリットです。