お客様インタビュー
「公開羅針盤V4」で文書の一元化と決裁の電子化を実現
「自分らしく輝けるステージ・生駒」を未来都市像に、多様な年代の住民が過ごしやすい地域共生社会を目指す生駒市。また、スマートシティの実現の一環で「DX推進アクションプラン」を掲げ、デジタル技術の活用も進められています。
こうした取り組みの一方で、同市はこれまで行政文書を紙文書で作成しており、決裁には押印が必要でした。文書管理のシステム化は、簿冊の管理や集中書庫の貸出管理などに範囲が限られていました。
生駒市 総務部 総務課 総務係 主任 鬼頭 永実 氏は「従来のシステムは個々の文書を一元管理できず、簿冊の中身まで管理できませんでした。必要な文書は職員が執務室を目視で探すなど、多くの時間と労力を費やしていました。また、大量の紙文書が集中書庫の容量を圧迫していました。さらに、コロナ禍を契機にテレワークの普及を推進していましたが、回議における押印がネックとなっていました」と振り返ります。
課題の解決に、生駒市では行政文書および決裁の電子化に踏み切ります。2021年5月にプロポーザルを実施し、両備システムズの「公開羅針盤V4 文書管理システム」を導入。コストを抑え、法改正にも柔軟に対応してくれる両備システムズの存在が決め手になったといいます。
その後、2022年4月に本稼働を迎え、浮き彫りとなっていた課題を解決できています。鬼頭氏は、「個々の文書が的確に管理でき、目的の文書を検索機能で素早く探せるようになりました。さらに参照作成機能によって、類型化された業務を容易に起案できるようになり、事務効率が向上しました。電子化により押印の必要な紙文書が減り、ペーパーレス化が進み、また保管文書の見直しを行い、総務課のキャビネット数を20台から10台に削減できたのも大きな効果です」と話します。
また生駒市は、文書管理システムとともに、クラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」を2022年2月に導入し電子契約システムを構築しています。しかし、電子契約業務と文書管理業務で、ネットワークセグメントが異なることによる運用課題が残っていました。
生駒市
総務部 総務課 総務係
主任
鬼頭 永実 氏
「電子契約サービス連携オプション」により契約業務をLGWAN系で完結
当時、契約書はLGWAN系の文書管理システムで決裁すると、インターネット系の電子契約システムにアップロードして締結を行い、ダウンロードして無害化したのち、LGWAN系に戻して保管していました。
生駒市 財務部 契約検査課 主幹 東 浩司 氏は「アップロードなどの作業は人の手で行っており、手間とミスの心配がありました。仮に文書に不備があった際は、一度契約を破棄して、新たに契約を結び直さなければならないため、ミスの原因となりうる工程を減らす必要があると感じていました」と明かします。
そこで、生駒市はLGWAN系とインターネット系といったセグメントを意識することなく、これらのシステムを連携できる「公開羅針盤V4電子契約サービス連携オプション」を追加導入しました。「アップロードなど作業の自動化はもちろん、電子契約システム側で締結した契約書を文書管理システム側に同期して保管できるなど、文書管理の精度と効率を高められます」（東氏）
2025年４月にプロジェクトを開始し、2025年8月に本稼働に至りました。東氏は導入効果を次のように語ります。
「シームレスなデータ連携によって、手間とミスを大幅に軽減できました。また、文書管理システムから電子契約システムに契約書を渡す過程で、契約検査課がチェックを行う手順をシステム上用意したことで、文書の不備を飛躍的に減らせました」（東氏）
加えて、文書管理システムから電子契約システムのデータを自動連携できるため、LGWAN側で業務を完結できるようになりました。
生駒市
財務部 契約検査課
主幹
東 浩司 氏
スムーズな行政文書の開示によりさらなるDX推進
今回の両備システムズの対応について、鬼頭氏は「システムの短期導入に加えて、私たちの問い合わせにスピーディに回答してくれました。
また、生駒市のシステム全体の課題を的確に捉え、解決に向けて尽力してもらえました」と評価します。
今後、生駒市では文書管理システムを行政文書の開示などにも活用していくとしています。そして電子契約については、生成AIの活用も視野に入れるなど、生駒市のDXへの取り組みには目が離せません。
※所属部署・役職など、記事内に記載の内容は、2026年2月時点のものです。
