HyMarks DARTS 導入事例 - 精神科の複雑で膨大な文書管理を劇的に効率化

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HyMarks DARTS 導入事例

精神科の複雑で膨大な文書管理を劇的に効率化HyMarks DARTS 導入事例

社会医療法人杏和会阪南病院様

医療・ヘルスケア

精神科の複雑で膨大な文書管理を劇的に効率化
阪南病院の医療DXを支える「HyMarks DARTS」

阪南病院は、増大する紙文書により保管スペースの確保と、必要な情報への即時アクセスが困難という課題に直面していました。同院は課題解決に向け、統合参照ビューア「HyMarks DARTS」を導入。運用の見直しとともに、導入過程で279種の紙文書を196種へ集約しました。さらに新たにスキャンセンターを設置して電子化を加速させています。紙文書の削減をはじめ、迅速な情報共有や行政監査へのスムーズな対応など、広範にわたって業務効率化を果たしています。

社会医療法人杏和会阪南病院様

1956年に大阪府堺市に精神科の総合病院として開設された阪南病院。精神科救急や児童精神科、睡眠障害、ストレスケアなど幅広い専門外来と病棟を備え、先進的な医療を提供しています。地域医療の拠点として、退院後の生活支援や社会復帰に向けたリハビリにも注力しています。
https://www.hannan.or.jp/

対象製品

統合参照ビューア HyMarks DARTS

医療の現場で、電子カルテを導入しても残りがちな紙書類や部門システムのデータを一元的に保存・管理し参照できるシステムです。紙書類スキャンデータのみならず、検査機器から出力されるデータなど幅広く対応しています。

HyMarks DARTS 詳細情報

阪南病院における「HyMarks DARTS」導入のポイント

紙文書の電子化で保管スペースを削減、移送や管理に伴う負担も解消
院内PCから必要な情報に即時アクセス、診療活動におけるスマートな情報共有
入院形態ごとに異なる法的書類を漏れなく管理、行政監査もスムーズに対応

入院形態ごとに異なる文書管理を効率化
情報の可視化が進み行政監査対応もスムーズに

お客様インタビュー

保管スペースにも収まらない
膨大な紙文書の管理が限界に

大阪府堺市中区に位置し、長年にわたり地域の精神科医療を支え続けている阪南病院。大規模な精神科病院である同院は、救急医療からリハビリテーション、認知症疾患の専門的治療にいたるまで、幅広い医療ニーズに対応しています。
院長の黒田健治氏は「現代は誰もが精神的なケアを必要とする時代であり、精神科が担う役割はこれまで以上に広がっています。阪南病院は、地域に根差した身近な医療から専門領域まで幅広く対応し、時代のニーズに合わせた質の高い医療の提供に努めています」と説明します。

こうしたなか、同院において課題となっていたのが、増大する医療文書への対応でした。精神科医療で用いられる紙文書は、医師による詳細な診察記録や診断書、看護記録、心理検査の結果報告書など多岐にわたります。
また、「精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（精神保健福祉法）」に基づき、医療保護入院の際に必要な「同意書」や「入院届」、退院時には「退院届」や社会復帰支援の計画書も加わり、その多くが法的な根拠を持つ紙文書として保管しなければなりません。行政監査においてこれらの文書に不備が見つかった場合は、行政指導が行われるケースもあります。

そして、同院が続けてきた紙文書の管理では、原本保存が必要なために紙文書は増加傾向にあり、保管スペースは限界を迎えていました。旧スキャンシステムの導入によって、紙文書の多くはデジタル化していました。しかし、タイムスタンプが未導入で、同意書などの原本保管が必要なものは紙媒体の保存が必要なために、紙文書は増加の一途をたどっていたのです。管理部医事課主任の鈴木奈穂氏は、「これまでは患者ごとに個人ファイルを作成し、医事課の棚で保管していました。しかし、長年にわたる医療活動でファイルを収容する棚がいっぱいとなり、直近3カ月の受診歴がない患者のファイルを地下のカルテ庫へ移送していたのです。この作業はおよそ半年に一度行われていましたが、スタッフが数時間に及ぶ残業を余儀なくされていました。しかし、しだいにカルテ庫のスペースも空きがなくなり、紙文書での保管が限界を迎えていたのです」と説明します。

また、紙文書の運用に特有の「情報の所在不明」も深刻な問題であったといいます。診療録管理室主任の石井久美子氏は、「患者の入院が決まると外来から連絡を受け、医事課のスタッフが棚やカルテ庫から該当する個人ファイルを探し出し、病棟へ届けるという業務が日常的に発生していました。番号管理はしていたものの、見つけ出すのに半日かかることもありました」と当時の様子を語ります。

このことは、日々の医療活動だけでなく行政監査でも課題となっていました。行政監査において入院患者に関する文書を提示が必要となった場合、関連する紙資料を探し出すのに多くの時間と労力がかかっていたほか、スムーズな監査の妨げにもなっていたといいます。

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