自治体様・健診機関様向けのサービスとして、Web予約・電話予約コールセンター等から必要なサービスを選んでご導入いただけます。一社完結でご提案可能です。
自治体健診の運用に適した機能・設定により、効率的な予約管理を実現します。受診資格を基にした正確な予約受付と、一元管理が可能です。LGWANを利用したクラウドサービスで、個人情報を取り扱う業務において、安心してご活用いただけるサービスです。
電話予約受付業務の負荷軽減と、電話予約とWeb予約の一元管理を目的として、「AITEL」の導入に踏み切りました。
自治体から健康診断業務を委託され、電話での予約受付業務の代行を行っていましたが、近年、件数の増加に伴って、受付開始後の数日は電話が取りきれないほどになっていました。
本来の業務である相談や調整のために自治体を訪ねる時間も削られ、残業も発生していました。さらに、新型コロナ感染拡大の影響で出勤制限がかかり、負荷が大きくなっていました。
自治体からの要請もあってWebによる予約の対応が始まっていました。
Web予約は以前からアウトソーシングしていましたが、受診者の受診資格と予約内容の紐付けができていないために、それぞれ確認手続きが必要でした。間違いがあれば個別に変更やキャンセル手続きをする必要がありました。
他社はコールセンターが関連会社で別々の形態でした。1社でまとめて対応してくれるのは、両備システムズのAITELだけでした。
LGWANの保守メンテナンスなど、自治体プロジェクトの実績が豊富であったのが安心できました。
電話予約の受付業務が激減し、自治体との相談や調整など本来の業務にあてる時間を増やすことができました。他部署から「電話が鳴ってないけど大丈夫？」と聞かれるほど職場の様子が一変しました。
毎年予約が殺到する検診の受付初日には、自治体からの状況確認の電話が何度も入っていましたが、AITEL導入後は自治体からの問い合わせが激減し、「本当に今日が初日なの？と思ってしまうほどでした。
これまでは職員が予約データを取り出して、手作業で受診資格を確認し、誤って予約した受診者にキャンセルの通知を出して、空いた枠を元に戻すという作業が発生していました。
今は受診資格と登録内容が自動でマッチングされて、受診資格確認済みのデータを送ってもらえるので、そのまま基幹システムに登録するだけです。システムには一切触ることなくデータ登録が完了します。
また、電話予約受付分とWeb予約受付分が自動で一元化されたことで効率的に予約枠を活用できるようになりました。
セキュリティを確保したうえで、今後システム面でも追加投資をしながら自治体と情報を共有し、受診率向上のための施策などを一緒に考えていきたいと思います。
また、新生児から高齢者までの健康診断を実施する中で、データを一気通貫で管理するのが難しい点も今後取り組んでいきたいと考えています。こうした部分にも『健康かるて』などで培った両備システムズの実績やノウハウが期待できるのではないかと考えています。
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